Pentingnya Ground Rules di Awal Project
Di awal sebuah project, biasanya akan terjadi banyak interaksi antara anggota tim maupun stakeholder. Momen ini sebenarnya sangat positif karena setiap orang mulai saling mengenal, membangun komunikasi, dan memahami cara kerja masing-masing. Namun di sisi lain, semakin banyak interaksi juga berarti semakin besar potensi terjadinya gesekan, terutama bila sejak awal tidak ada “rule of the game” yang disepakati bersama.
Dalam dunia project management, aturan dasar ini dikenal sebagai ground rules. Ground rules adalah kesepakatan dasar yang perlu dipatuhi oleh seluruh anggota tim dan stakeholder agar kerja sama selama project berlangsung tetap kondusif, profesional, dan produktif. Dalam PMBOK, hal ini berkaitan erat dengan proses membangun tim, mengelola komunikasi, dan menjaga kolaborasi yang sehat di dalam project.
Salah satu ground rules yang paling penting adalah aturan komunikasi. Misalnya setiap anggota tim diharapkan menyampaikan pendapat dengan cara yang sopan, saling menghargai, tidak menyerang pribadi, dan menjaga nada bicara tetap profesional. Perbedaan pendapat tentu wajar dalam project, tetapi cara menyampaikannya akan sangat menentukan apakah diskusi menghasilkan solusi atau justru konflik baru. Ketika komunikasi berjalan dengan baik, koordinasi menjadi lebih lancar, kepercayaan antaranggota tim meningkat, dan masalah dapat diselesaikan lebih cepat. Sebaliknya, komunikasi yang kasar, emosional, atau tidak terkendali sering kali menjadi sumber utama hambatan dalam project.
Di sinilah peran Project Manager menjadi sangat penting. Project Manager tidak hanya bertugas mengatur timeline dan deliverable, tetapi juga memastikan lingkungan kerja tetap sehat dan kolaboratif. Ketika ada anggota tim yang mulai melanggar ground rules, Project Manager perlu mengingatkan secara tegas namun tetap profesional mengenai kesepakatan yang telah dibuat bersama.
Seorang Project Manager juga perlu menjadi contoh dalam komunikasi: mampu mendengarkan dengan baik, menjaga netralitas, dan mendorong diskusi yang konstruktif. Salah satu tanggung jawab penting Project Manager adalah menghilangkan hambatan dalam project, termasuk hambatan komunikasi dan konflik antaranggota tim.
Lalu bagaimana jika seseorang tetap melanggar ground rules meskipun sudah diingatkan? Pendekatan yang dilakukan sebaiknya bertahap dan tetap mengedepankan profesionalisme. Langkah pertama adalah melakukan diskusi one-on-one secara personal. Dalam sesi ini, Project Manager perlu menggunakan pendekatan active listening untuk memahami situasi yang dihadapi anggota tim tersebut, apakah ada tekanan kerja, miskomunikasi, konflik pribadi, atau kendala lain yang memengaruhi perilakunya. Pendekatan personal seperti ini sering kali efektif karena membuat anggota tim merasa didengar, bukan dihakimi.
Namun apabila setelah pembicaraan tersebut pelanggaran masih terus terjadi, Project Manager perlu meningkatkan tindakan secara lebih formal, misalnya melalui teguran tertulis atau pembinaan khusus agar yang bersangkutan lebih menyadari dampak perilakunya terhadap tim dan project.
Jika pada akhirnya perilaku tersebut tetap tidak berubah dan mulai mengganggu stabilitas tim maupun keberhasilan project, maka tindakan yang lebih tegas dapat dipertimbangkan, termasuk mengganti atau mengeluarkan anggota tersebut dari tim project. Keputusan ini tentu perlu dilakukan secara objektif dan profesional, dengan mempertimbangkan dampaknya terhadap project secara keseluruhan.
Pada akhirnya, ground rules bukan sekadar daftar aturan formal yang dibuat di awal project. Ground rules adalah fondasi untuk membangun budaya kerja yang sehat, komunikasi yang efektif, dan kolaborasi yang kuat. Project dengan tim yang memiliki rasa saling menghormati biasanya akan jauh lebih mudah menghadapi tekanan, perubahan, maupun tantangan selama project berlangsung.